Un secrétaire de mairie… "globe trotter"

Face à la difficulté de recruter et de maintenir des secrétaires de mairie, notamment pour des remplacements temporaires (en cas de maladie, de congé, etc.), les communes rurales se retrouvent souvent démunies pour garantir la continuité des services administratifs.

C’est pour répondre à ce besoin que la Communauté de communes a décidé de mutualiser les ressources en créant ce service commun.

Un métier en tension en France et plus particulièrement sur le territoire

Force est de constater qu’il manque près de 2000 secrétaires de mairie en France. Tout d’abord, le métier s’est fortement développé au fil des ans, avec un recours accru aux processus dématérialisés. Ensuite, il confère un isolement assez fort, ce qui peut occasionner un certain nombre de risques juridiques et financiers.

Également, la plupart des secrétaires des mairies de notre territoire sont des agents de catégorie C, fréquemment à temps non complet. Enfin, le service de remplacement offert par le centre de gestion ne suffit pas à satisfaire toutes les demandes.

Ces différentes constatations ont donc permis d’identifier un réel besoin sur le territoire conduisant à définir des perspectives de mutualisation entre communes au sein du territoire, définir une organisation permettant de former les agents et rompre leur isolement, professionnaliser et moderniser les pratiques au sein des communes.

Garantir la qualité et la continuité des services publics

Le secrétaire de mairie itinérant aura pour mission d’effectuer des remplacements dans les différentes communes du territoire, assurant ainsi la présence administrative indispensable à la bonne gestion des affaires locales. L’objectif principal de cette initiative est de garantir la qualité des services publics et d’assurer la continuité des missions administratives, même dans les périodes où les communes se retrouvent sans secrétaire en raison de congés ou d'absences imprévues.

Au 31 janvier : 12 communes ont adhéré au service, 4 communes ont fait part de demandes d’intervention, 28 demi-journées d’interventions ont été facturées.

Répondre aux besoins spécifiques des communes rurales

En milieu rural, de nombreuses communes font face à des défis spécifiques en matière de recrutement et de maintien des compétences nécessaires pour gérer efficacement les services publics locaux lors de l’absence d’une secrétaire de mairie.

La mutualisation des moyens et des ressources à travers ce service commun permet ainsi de répondre aux besoins des maires, tout en offrant des services adaptés aux attentes des populations, en proposant un coût maîtrisé évitant pour les communes de supporter seules un poste à temps plein.

Ce modèle de coopération est une réponse innovante pour les collectivités qui se trouvent confrontées à une pénurie de personnel ou, plus simplement, pour apporter son expertise technique dans des différents domaines.

Une solution qui préserve l’autonomie des communes

Il est important de souligner que ce service commun ne remet en rien en cause l'autonomie des communes. Contrairement à un transfert de compétence, la mise en place du secrétariat itinérant n’entraîne pas un dessaisissement des prérogatives locales. Le service commun, qui n’est pas une personne morale distincte, agit uniquement comme un soutien technique et administratif, apportant son expertise là où elle est nécessaire.

Une première en Haute-Loire !

La Communauté de communes est la première en Haute-Loire à se lancer dans cette expérience innovante de secrétariat de mairie itinérant. Cette initiative, qui a peut-être vocation à être étendue et améliorée au fil du temps, s’inscrit pleinement dans notre volonté de moderniser les services publics et de renforcer l’attractivité de notre territoire rural.

Les demandes d’intervention peuvent porter sur l’assistance et le conseil aux élus, l’élaboration des documents administratifs et budgétaires, l’exécution comptable du budget et la réalisation des paies des agents communaux, la gestion des affaires générales, l’accueil et les renseignements de la population…